[법인설립 가이드] 잔고증명서, '이것' 확인 안 하면 과태료까지?

안녕하세요. 헬프미 법률사무소입니다.

법인을 설립할 때 자본금 납입을 증명하는 핵심 서류는 '잔고증명서(예금잔액증명서)'입니다. 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사를 발기설립할 경우, 복잡한 '주금납입보관증명서' 대신 '잔고증명서(잔액증명서)'만으로 자본금 납입을 증명할 수 있습니다.

절차는 간소해졌지만 주의가 필요합니다. 의외로 발급 기준을 맞추지 못해 등기소에서 보정명령을 받거나, 과태료를 무는 상황이 발생하기 때문입니다. 헬프미 법률사무소에서 잔고증명서 발급 전 반드시 체크해야 할 6가지 필수 주의사항을 정리해 드립니다.

1. 기준일은 등기 접수일로부터 '2주 이내'여야 합니다

가장 중요하지만 자주 놓치는 부분입니다. 잔고증명서상의 '기준일'이 등기 신청일로부터 2주 이상 전의 것이면 안 됩니다.

법인 설립 등기는 설립 절차가 종료된 날로부터 2주 이내에 신청해야 합니다. 실무상 잔고증명서의 기준일을 자본금 납입 완료일로 봅니다. 이 날짜로부터 2주가 지나 등기를 접수하면 등기 기간을 놓친 것으로 보아 대표이사 등에게 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.

2. 반드시 '주주(발기인)' 명의의 통장이어야 합니다

가장 흔한 실수는 주주가 아닌 '대표이사' 명의로 잔고증명서를 받는 경우입니다. 법인 설립 등기 시 자본금 납입 증명은 회사의 주주가 될 사람인 발기인이 돈을 냈다는 사실을 확인하는 과정입니다. 설령 대표이사라 하더라도 주식을 보유하지 않은 '지분 없는 임원'이라면 해당 명의의 계좌는 인정되지 않습니다.

Tip: 발기인이 여러 명이라면 그중 한 명을 대표 발기인으로 정해 자본금 전액을 모으고, 그 사람 명의로 한 장의 잔고증명서를 발급받으면 됩니다.

3. '자유 입출금 개인 계좌'만 가능합니다

법인 설립 전이므로 법인 명의 통장은 아직 만들 수 없습니다. 따라서 발기인(주주) 개인 명의의 자유 입출금 통장을 사용해야 합니다.

(주의) 마이너스 통장, 적금, 청약, 예금 담보 대출 계좌 등은 인정되지 않습니다. 반드시 일반 입출금 계좌를 사용하세요.

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4. '기준일' 당일에는 출금이 제한됩니다

잔고증명서를 발급받으면 증명서 기준일 자정(24:00)까지 해당 계좌의 입출금이 정지됩니다. 이는 은행 시스템상 해당 날짜에 잔액이 실존했음을 보장하기 위한 조치입니다. 따러서 공과금 이체나 급한 자금 집행이 필요한 날은 발급을 피하거나, 별도의 여유 자금 계좌를 미리 확보해 두는 것이 좋습니다.

5. '미결제 타점권' 문구가 없어야 합니다

타행 수표를 입금하고 즉시 잔고증명서를 발급받을 때 발생하는 문제입니다. 타행 수표는 입금 즉시 현금화되지 않고 다음 영업일 교환결제 이후 출금이 가능합니다.

이때 발급받은 증명서에는 "미결제 타점권(타은행에서 자기앞 수표가 이체되어 현금화가 이루어 지지 않은 상태)"이라는 문구가 찍힙니다.

이 경우, 등기 선례에 따라 해당 금액이 실제로 결제되었음을 소명하는 추가 서류(통장 거래내역 사본 등)를 제출해야 하므로 번거롭습니다. 현금으로 이체하여 '실제 잔액'으로 표시되게 하는 것이 가장 안전합니다.

6. 인터넷 전문은행(카카오뱅크 등)도 가능합니다

"시중 은행만 가능한가요?"라는 질문을 자주 받습니다. 결론부터 말씀드리면 카카오뱅크, 케이뱅크, 토스뱅크 등 인터넷 전문은행의 잔고증명서도 유효합니다. 물리적인 지점 주소가 기재되지 않더라도 잔고가 확실히 증명된다면 등기 신청에 사용할 수 있습니다.

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7. [참고] 잔고증명서 vs 주금납입보관증명서

법인 설립 시 자본금을 증명하는 방법은 크게 두 가지입니다. 자본금 규모에 따라 선택할 수 있는 서류가 달라지므로 아래 표를 참고하세요.

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