안녕하십니까. 헬프미 법률사무소입니다.
한 번 제정된 정관은 영구적이라고 생각하시는 경우가 많습니다. 하지만 환경은 끊임없이 변화하며, 이에 따라 회사의 전략, 구조, 운영 방식도 진화합니다. 이를 제때 정관에 반영하지 못하면, 예상치 못한 문제에 직면할 수 있습니다.
본 글에서는 정관 변경이 필요한 다양한 상황을 알려드리고, 정관 변경의 절차, 그리고 주의사항을 안내해 드리겠습니다.
1. 정관 변경: 필요한 경우의 유형별 분석
정관 변경이 필요한 경우는 매우 다양하지만, 변경되는 내용의 성격을 기준으로 다음과 같이 크게 세 가지 유형으로 분류할 수 있습니다.
유형 1: 회사의 기본 정체성 및 정보 변경
이 유형은 회사의 법적 실체를 정의하고 외부에 공식적으로 드러나는 기본 정보를 변경하는 경우입니다.
- 상호 변경: 회사의 법적 이름(예: 주식회사 헬프미 → 주식회사 헬프미 파트너스)을 바꾸는 경우입니다..
- 사업 목적 변경/추가: 회사가 영위하는 주된 사업의 내용을 바꾸거나, 새로운 사업 분야를 추가 또는 삭제하는 경우입니다. 회사는 정관상 목적 범위 내에서만 합법적인 사업 활동이 가능합니다.
- 본점 소재지 변경: 회사의 주된 사무소 주소를 변경하는 경우, 특히 다른 시/군으로 이전하여 정관 문구가 변경되는 경우에는 반드시 정관 변경이 필요합니다. (예를 들어, 정관에 'OO시 내에 둔다'고 규정한 경우 해당 시 내에서의 이전은 정관 변경 불필요)
- 공고 방법 변경: 법적 공고(주주총회 소집 공고, 결산 공고 등)를 게재할 매체를 변경하는 경우입니다 (예: 특정 일간신문 → 회사 홈페이지).
유형 2: 자본 구조, 주식 및 주주 권리 관련 변경
이 유형은 회사의 자본 구성, 주식의 종류와 내용, 주주의 권리 및 재산적 이해관계 등 회사의 재무적 근간과 소유 구조에 직접적인 영향을 미치는 사항들입니다. 주로 투자 유치 등의 전략적 목적을 위해 이루어집니다.
- 발행할 주식의 총수 (수권주식수) 변경: 향후 유상증자, 스톡옵션 발행, 주식 연계 증권 발행 등을 대비하여 회사가 발행할 수 있는 주식의 최대 한도를 늘리거나, 불필요하게 큰 경우 줄이는 변경입니다. 회사의 자본 조달 유연성과 직결됩니다.
- 1주의 금액 변경: 주식의 액면가를 변경하는 것입니다. (예: 1주 5,000원 → 500원으로 액면분할하여 유통 주식 수 증가)
- 종류주식 발행 근거 신설/변경: 보통주 외에 상환권, 전환권, 의결권 제한, 배당 우선권 등 특별한 권리가 부여된 주식(예: 상환전환우선주(RCPS), 전환우선주(CPS) 등)을 발행할 수 있도록 정관에 그 종류, 수, 내용을 명확히 규정하는 경우. 특히 벤처 투자 유치 시 필수적으로 요구되는 경우가 많습니다.
- 주식매수선택권(스톡옵션) 제도 도입/변경: 핵심 인재 확보 및 동기 부여를 위해 임직원 등에게 미래에 일정 가격으로 회사 주식을 매수할 권리를 부여하는 스톡옵션 제도의 근거(부여 대상, 수량 한도, 행사가격 결정 방법 등)를 마련하거나 수정하는 경우입니다.
- 중간배당 규정 신설: 법정 요건 충족 시 회계연도 중 이익의 일부를 주주에게 배당(중간배당)할 수 있도록 정관에 근거를 마련하는 경우입니다.
- 자기주식 취득 근거 마련: 회사가 자사 주식을 시장 등에서 매입할 수 있는 근거를 정관에 마련하는 경우입니다. (주가 안정, M&A 방어, 스톡옵션 지급 등 목적).
유형 3: 지배구조, 경영 및 운영 방식 관련 변경
회사의 의사결정 구조, 경영진의 구성과 책임, 주식의 이전 제한 등 내부 통제 및 운영 규칙에 관한 변경 사항입니다. 경영의 효율성, 안정성 확보, 지배구조 개선 등을 목적으로 이루어집니다.
- 주식 양도 제한 규정 신설/변경: 비상장회사의 경우, 주주가 자신의 주식을 제3자에게 자유롭게 양도하는 것을 제한하고 이사회의 승인 등을 받도록 하는 규정을 신설하거나 수정하는 경우입니다. 경영권 안정 및 주주 구성 관리에 중요한 역할을 합니다.
- 임원의 수, 자격, 임기 변경: 회사의 성장 단계나 경영 전략에 맞춰 최소 이사 또는 감사의 수, 특정 전문성 등 자격 요건, 임기 등을 변경하는 경우입니다.
- 주주총회/이사회 소집 절차 및 결의 요건 변경: 자본금 10억 미만 소규모 회사의 경우 상법상 특례(예: 주주총회 소집 통지 기간 단축(10일 전), 서면/전자투표 가능 등)를 활용하거나, 특정 안건에 대한 결의 요건을 법정 요건 이상으로 강화하는 등 회사의 실정에 맞게 의사결정 방식을 조정하는 경우입니다.
- 이사의 책임 감경 규정 도입: 이사의 회사에 대한 손해배상 책임을 주주총회 결의로 감경할 수 있는 근거를 마련하는 경우입니다.
2. 정관 변경 절차 A to Z: 정확하고 빈틈없이 진행하기
정관 변경은 회사의 근본 규범을 수정하는 중대한 행위이므로, 상법이 정한 엄격한 절차를 반드시 준수해야 합니다. 하나의 절차라도 누락하거나 오류가 있으면 정관 변경의 효력이 부인될 수 있습니다.
Step 1: 정관 변경(안) 면밀히 준비하기
- 변경 조항 특정 및 내용 구체화: 변경할 조항과 내용을 명확히 파악하고, 개정될 내용을 구체적으로 담은 변경안을 작성합니다. '신구조문대비표'를 활용하면 변경 내용을 명확히 비교하고 검토하기 용이합니다.
- 법규 위반 여부 검토: 변경하려는 내용이 상법, 자본시장법 등 관련 법규 및 강행 규정에 위배되지 않는지 철저히 검토해야 합니다. 특히 종류주식, 스톡옵션, 지배구조 관련 조항 등은 법률 전문가의 사전 검토가 필수적입니다.
- 미래 영향 및 일관성 고려: 현재의 필요성뿐만 아니라, 향후 회사의 발전 가능성 및 다른 정관 조항과의 충돌 여부 등 잠재적 영향까지 고려하여 신중하게 변경안을 설계해야 합니다.
Step 2: 주주총회 소집 및 '특별결의' (⭐ 핵심 중의 핵심!)
- 필수 절차: 정관 변경은 오직 '주주총회 특별결의'를 통해서만 가능합니다! (상법 제433조, 제434조) 이사회 결의만으로는 절대 정관을 변경할 수 없습니다.
- 특별결의 요건: '출석한 주주의 의결권 2/3 이상' 그리고 동시에 '발행주식총수의 1/3 이상'의 찬성이 필요합니다. 이는 일반결의(출석 과반수 + 총수 1/4 이상)보다 가중된 요건으로, 주주들의 높은 수준의 동의를 요구합니다. 주주 수가 많거나 이해관계가 대립하는 경우, 이 요건 충족을 위한 사전 소통과 준비가 매우 중요합니다.
- 적법한 소집 절차 준수
- 소집 통지: 원칙적으로 회의일 2주 전까지 각 주주에게 서면 또는 전자문서(주주 동의 시)로 통지서를 발송해야 합니다(상법 제363조). 통지서에는 회의 일시, 장소, 그리고 '정관 변경의 건'이라는 회의 목적사항을 명확히 기재해야 합니다. (자본금 10억 미만 소규모 회사는 10일 전 통지하거나, 주주 전원 동의 시 기간 생략 가능)
Step 3: 주주총회 의사록 작성
- 상세하고 정확한 의사록 작성: 주주총회의 진행 경과와 결의 결과를 명확하게 증명하는 '주주총회 의사록'을 반드시 작성해야 합니다(상법 제373조). 의사록에는 ①개최 일시 및 장소, ②발행주식 총수 및 의결권 있는 주식 총수, ③출석 주식 수(및 비율), ④의장의 개회 선언 및 의사진행, ⑤상정된 안건(정관 변경의 건 포함), ⑥토의 요지, ⑦표결 결과(안건별 찬성/반대/기권 주식 수 명기), ⑧폐회 선언 등이 상세히 기재되어야 합니다. 작성 후에는 의장과 출석한 이사 전원이 기명날인 또는 서명해야 합니다.
Step 4: 정관 변경 등기 신청 (결의 후 2주 이내! - 기한 엄수)
- 신청 기한: 주주총회에서 정관 변경을 결의한 날로부터 본점 소재지 관할 등기소에는 2주 이내에 변경 등기를 신청해야 합니다(상법 제183조). 이 기한을 지키지 못하면 과태료(최대 500만 원)가 부과될 수 있습니다.
- 신청 기관: 회사 본점 소재지를 관할하는 지방법원 등기국 또는 등기소에 신청합니다. 방문 신청 또는 대법원 '인터넷등기소'를 통한 전자 신청이 가능합니다.
- 필수 제출 서류 (주요 항목)
- 주식회사 변경등기 신청서
- 정관 변경을 결의한 주주총회 의사록 (공증 원본)
- 개정된 정관 (원본 또는 사본 - 공증 필요 여부 등기소 확인)
- 등록면허세 납부확인서 (정액: 관할 시/군/구청 또는 위택스 납부)
- 등기신청수수료 납부 영수증
- 위임장 (법무사 등 대리인이 신청하는 경우)
- 기타
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