안녕하세요. 법인등기 전문가, 헬프미입니다.
주주총회에서 A이사는 퇴임하고 B이사가 새로 선임되었습니다. 회의가 끝나고 의사록에 도장을 찍으려는데, 애매합니다. 퇴임한 A이사? 새로 온 B이사? 아니면 둘 다 찍어야 할까요?
사소해 보이지만, 이 문제는 등기 신청이 반려될 수 있는 중요한 지점입니다. 오늘은 상업등기선례 제1-74호를 바탕으로, 이 헷갈리는 상황에 대한 명확한 기준을 알려드리겠습니다.
Q1. 의사록 날인의 기본 원칙은 무엇인가요?
A1. 상법 제373조에 따르면, 주주총회 의사록에는 의장과 출석한 이사 전원이 기명날인 또는 서명해야 합니다. 여기서 문제는 '출석한 이사'가 누구를 의미하는가입니다.
등기 선례는 '출석한 이사'란, "당해 주주총회가 개최되고 있는 동안 이사로서의 자격이 있는 자 중 주주총회에 출석한 자 전원"을 말한다고 정의합니다.
Q2. 왜 전임이사와 후임이사 모두 날인해야 할 수 있나요?
A2. 주주총회는 '시작'부터 '끝'까지 시간이 걸리는 하나의 절차이기 때문입니다. 그 시간의 흐름 속에서 이사의 자격이 바뀔 수 있습니다.
2.1. 회의 시작 시점
주주총회가 시작될 때, '이사' 자격을 가진 사람은 전임이사 A입니다. 따라서 A이사가 회의에 출석했다면, 그는 당연히 '출석한 이사'입니다.
2.2. 회의 진행 중
회의 도중 '이사 선임의 건'이 통과되고, 후임이사 B가 그 자리에서 '취임을 승낙'하면, 그 순간부터 B는 법적으로 새로운 '이사'가 됩니다.
2.3. 결론
따라서 하나의 주주총회 시간 동안, A와 B는 모두 한 번 이상 '이사'의 자격으로 회의에 참여한 셈이 됩니다. 그렇기 때문에 원칙적으로 그 총회에 출석한 전임이사와 후임이사 모두가 의사록에 기명날인을 해야 합니다.
단, 후임이사의 임기가 주주총회가 끝난 이후의 특정 날짜부터 시작된다면, 그 후임이사는 총회 당시에는 이사의 자격이 없었으므로 날인할 수 없습니다.
Q3. 실무적으로, 전임이사의 날인 없이도 등기가 가능한가요?
A3. 네, 가능할 수 있습니다.
등기소의 등기관은 회의장에 실제로 누가 있었는지 조사할 권한이 없고, 오직 제출된 서류만으로 판단하는 '형식적 심사권'을 가집니다.
3.1. 등기 선례의 실무 지침
등기 선례는 "의사록에 전임이사가 출석하였다는 취지가 기재되어 있지 않은 한, 전임이사의 기명날인이 없는 의사록을 첨부하여 등기를 신청한 경우에도 이를 수리할 수밖에 없다."고 설명합니다.
3.2. 숨겨진 리스크
하지만 이것이 가장 좋은 방법은 아닙니다. 의사록 내용과 사실관계가 다를 경우, 나중에 "사실 전임이사도 출석했는데 왜 날인이 없느냐"며 결의의 효력에 대한 분쟁이 발생할 수 있기 때문입니다.
Q4. 가장 안전하고 확실한 방법은 무엇인가요?
A4. 향후 분쟁을 예방하고 등기 절차를 가장 확실하게 진행하려면, 원칙을 따르는 것이 최선입니다.
의사록의 '출석한 임원'란에 출석한 전임이사와 후임이사의 이름을 모두 기재하고, 두 사람 모두의 날인을 받는 것이 가장 바람직합니다. 이것이 바로 법적 분쟁의 소지를 없애고 등기 절차를 가장 안전하게 처리하는 방법입니다.
참고로, 임원의 선임은 주주총회에서 선임 결의를 하고 본인이 취임을 승낙하면 즉시 효력이 발생하며, '임원변경등기'는 이렇게 발생한 효력을 선의의 제3자에게 주장(대항)하기 위한 요건입니다.
원칙을 지키는 명확한 법인 등기가 핵심입니다.
임원이 교체되는 주주총회 의사록의 날인 문제는 복잡해 보이지만, '회의 중 이사 자격이 있었던 출석자 전원이 날인한다'는 대원칙을 기억하면 쉽습니다. 특히 의사록의 '출석 임원 명단'을 사실관계에 맞게 정확하게 작성하는 것이 분쟁을 막고 등기 절차를 원활하게 하는 핵심입니다.
대형로펌 출신 변호사들(서울대 법대 출신 박효연 변호사, 고려대 법대 출신 이상민 변호사)이 운영하는 저희 헬프미는 이처럼 복잡한 등기 선례와 실무 지침까지 완벽하게 파악하여, 고객님의 임원 변경 등기가 한 번에, 정확하고 신속하게 완료될 수 있도록 지원합니다. 등기 신청의 과정, 헬프미 전문가가 꼼꼼하게 챙겨드리겠습니다. 감사합니다.
