주식회사 설립, '필수 서류 체크리스트'로 한 번에 끝내기

안녕하십니까, 법인 설립의 모든 과정을 함께하는 헬프미 법률사무소입니다.

법인 설립을 위해서는 여러 가지 서류가 필요한대요. "이 서류는 왜 필요하고, 어떻게 작성해야 할까?" 궁금하실 수 있습니다.

오늘은 저희 헬프미에서 주식회사 발기설립을 기준으로, 법인 설립 등기 전 준비해야 할 핵심 서류부터 등기소에 최종 제출해야 할 서류 목록, 그리고 각 서류별 상세한 설명과 주의사항까지, 모든 것을 자세히 알려드리겠습니다!

1. 법인 설립 등기 전, 준비해야 할 핵심 서류

설립등기를 신청하기 전에, 회사 내부적으로 다음과 같은 중요한 사항들을 결정하고 관련 서류들을 꼼꼼하게 작성하고 검토해야 합니다. 이 서류들은 대부분 실제 등기 신청 시 필수적으로 첨부됩니다.

1.1. 정관 (회사의 헌법이자 운영의 기본 틀!)

1.1.1. 의미와 중요성

정관은 회사의 조직과 운영에 관한 근본적인 규칙을 정한 자치법규입니다. 회사의 목적, 상호, 자본금, 주식, 주주총회, 이사회, 감사 등 회사의 골격을 이루는 모든 핵심 사항이 담깁니다.

1.1.2. 필수적 기재사항

1.1. 발기인 관련 서류 (회사를 만드는 사람들)

• 발기인회 의사록 또는 발기인 결정서
  • 내용: 발기인이 2인 이상인 경우, 정관 승인, 이사·감사 선임, 대표이사 선임, 본점의 구체적인 설치 장소 결정, 주금 납입 은행 지정 등 회사 설립에 관한 중요 사항들을 결의하고 그 내용을 기록한 의사록을 작성합니다. 모든 발기인이 기명날인 또는 서명해야 합니다. 
  • 1인 발기인: 1인 발기인(1인 회사)의 경우에는 발기인 결정서 형태로 위 사항들을 결정하고 작성합니다.
• 주식인수증 (또는 주식발행사항동의서 및 주식인수증)
  • 각 발기인은 '서면'에 의하여 주식을 인수하여야 합니다. 각 발기인이 어떤 종류의 주식을 몇 주, 얼마의 가액으로 인수하는지를 명확히 기재한 서면입니다. 실무적으로는 설립 시 주식발행사항에 대한 동의 내용과 함께 통합된 서식으로 작성하는 경우가 많습니다.
• 발기인 전원의 개인인감증명서 (발행 3개월 이내)
  • 발기인 전원의 주민등록표등본 또는 초본 (발행 3개월 이내)

1.2. 임원(이사, 감사) 관련 서류 (회사를 경영, 감독할 사람들)

• 취임승낙서: 발기인회에서 선임된 이사 및 감사(해당 시)는 그 취임에 승낙한다는 의사를 표시하는 서면을 작성해야 합니다. 여기에는 취임하는 직위, 성명, 주민등록번호, 주소, 취임일자, 회사명 등을 기재하고 개인인감을 날인합니다.
• 각 임원의 개인인감증명서 (발행 3개월 이내)
• 각 임원의 주민등록표등(초)본 (발행 3개월 이내)
• 참고 - 소규모 회사 임원 구성: 자본금 10억 원 미만 회사는 이사를 1명(이 경우 이사회가 없고 대표이사가 이사회 기능 수행) 또는 2명만 두는 것이 가능합니다. 감사는 선임하지 않을 수 있습니다.

1.3. 주금납입증명서류 (자본금 납입 완료의 증거!)

• 발기인은 설립 시 발행하는 주식의 총수를 인수하고 그 인수가액 전액을 지정된 금융기관(은행 등)에 납입해야 합니다.
• 자본금 10억 원 이상 또는 모집설립 시: 금융기관에 주금납입 전용 계좌를 개설하고 주금을 납입한 후, 해당 금융기관으로부터 '주금납입보관증명서'를 발급받아야 합니다.
• 자본금 10억 원 미만 발기설립 시: 금융기관이 발행한 '은행 잔고증명서(잔액증명서)'로 주금납입 증명을 갈음할 수 있습니다. 이는 발기인 대표 명의의 보통예금 계좌에 자본금 해당액을 입금한 후, 특정 기준일(보통 조사보고일 또는 등기신청일과 근접한 날짜)의 잔액을 증명하는 방식입니다.

1.4. 조사보고서 (설립 과정의 적법성 검증)

• 조사 주체 및 내용: 소규모 회사의 경우 주식이 없는 이사 또는 감사(이사/감사가 모두 발기인인 경우 공증인)는 회사 설립에 관한 모든 사항(주식 인수, 주금 납입, 정관 및 법령 준수 여부 등)이 적법하게 이루어졌는지 조사하고 그 결과를 기재한 보고서를 작성해야 합니다. 
• 중요성: 조사보고서는 설립 절차의 적법성을 공적으로 확인하는 중요한 문서이며, 설립등기 신청 시 필수 첨부서류입니다.

2. 법인 설립등기 신청 시 최종 구비 서류

위에서 준비된 서류들을 바탕으로, 실제 관할 등기소에 제출해야 하는 최종 서류 목록입니다. 설립등기는 발기설립의 경우, 이사·감사의 조사·보고 절차가 종료한 날로부터 2주일 이내에 본점 소재지 관할 등기소에 신청해야 합니다.

2.1. 주식회사설립등기신청서

법정 양식에 따라 정확히 작성합니다. (다운로드)

2.2. 정관

발기인 전원이 기명날인 또는 서명하면 정관의 효력이 발생합니다. 자본금 10억 원 이상의 회사인 경우, 공증인의 인증을 받아야 합니다.

2.3. 발기인회 의사록 또는 발기인 결정서

발기인들이 모여 임원, 조사보고자를 선임하고, 정관을 승인하는 등의 일을 하며, 이를 기록한 서류입니다.

2.4. 주식인수증

2.5. 주금납입증명서류

은행 발행 잔고증명서(10억 미만 발기설립인 경우) 또는 주금납입보관증명서입니다.

2.5. 조사보고서

발기인이 아닌 이사, 감사 또는 공증인이 작성하고 기명날인 또는 서명한 보고서입니다. 주식회사 설립 과정에 위법이나 정관 위반이 없음을 진술하는 서류입니다.

2.6. 임원 전원의 취임승낙서

취임승낙서에는 각 임원의 개인인감을 날인해야 합니다.

2.7. 임원 전원의 개인인감증명서 (발행 3개월 이내)

2.8. 임원 전원의 주민등록표등(초)본 (발행 3개월 이내)

2.9. 등록면허세 납부확인서

본점 소재지 관할 시·군·구청 세무과에서 자본금 규모에 따라 산정된 등록면허세를 납부한 후 발급받습니다.

2.10. 등기신청수수료 납부 영수증 (또는 전자납부 증빙)

등기소 또는 은행, 인터넷등기소를 통해 납부합니다.

2.11. 법인인감신고서 및 인감대지 (법인인감도장 지참)

설립등기와 동시에 법인인감을 등기소에 신고합니다.

2.12. (대리인 신청 시) 위임장

발기인 대표 또는 발기인 전원의 인감(또는 법인인감 신고 후 법인인감)을 날인하고, 대리인의 신분증 사본 등을 첨부합니다.

3. 헬프미의 꿀팁: 서류 준비, 이것만은 주의하세요!

3.1. 정보의 일관성 및 정확성

모든 서류에 기재되는 회사 정보(상호, 본점, 목적 등)와 개인 정보(성명, 주소, 주민등록번호)는 오자 없이 정확하게 일치해야 합니다. 작은 불일치도 보정 명령 사유가 될 수 있습니다.

3.2. 인감도장 및 서명의 통일

정관, 의사록, 취임승낙서 등 모든 서류에 사용되는 인감(또는 서명)은 일관되어야 하며, 첨부되는 인감증명서(또는 본인서명사실확인서)와 동일해야 합니다.

3.3. 서류 유효기간 확인 철저

인감증명서, 주민등록표등(초)본 등은 관공서에서 발행일로부터 3개월 이내의 것만 유효하므로, 등기 신청일을 고려하여 미리 준비하되 너무 일찍 발급받지 않도록 주의합니다.

3.4. 공증 필요 여부 사전 확인

자본금 규모, 설립 방식(발기/모집), 정관의 특정 조항 등에 따라 공증이 필수인 서류가 달라지므로, 사전에 정확히 확인하고 준비해야 합니다.

3.5. 자본금 규모에 따른 절차 간소화 적극 활용

자본금 10억 원 미만 회사의 다양한 특례(정관 공증 면제, 잔고증명서 대체 등)를 잘 숙지하고 활용하면 절차와 비용을 줄일 수 있습니다.

3.6. 온라인 등기 시스템(전자신청) 활용

인터넷등기소를 통해 설립등기를 신청할 수 있습니다. 시간과 비용을 절약할 수 있지만, 공동인증서(구 공인인증서) 준비, 시스템 사용법 숙지 등이 필요합니다.

4. 철저한 서류 준비, 성공적인 법인 설립의 첫걸음입니다!

법인 설립은 생각보다 많은 서류와 복잡한 절차를 수반하며, 각 서류는 법적인 의미와 중요성을 지니고 있습니다. 오늘 헬프미가 안내해 드린 상세 체크리스트를 통해 서류 준비에 대한 부담을 조금이나마 덜고, 성공적으로 법인을 설립하시는 데 도움이 되기를 바랍니다.

그럼에도 불구하고, 대표님 혼자서 이 모든 서류를 오류 없이 완벽하게 준비하고 절차를 진행하는 것은 상당한 시간과 노력이 소요될 뿐만 아니라, 자칫 작은 실수로 인해 전체 설립 일정이 지연되거나 불필요한 비용이 발생할 수 있습니다.

저희 헬프미는 대형로펌 출신 변호사들(서울대 법대 출신 박효연 변호사, 고려대 법대 출신 이상민 변호사)이 설립한 법률사무소입니다. 법인 설립에 필요한 모든 서류의 작성 및 검토부터, 관공서 제출, 등기 신청 대행까지 원스톱으로 제공하여 대표님께서 오롯이 사업의 본질적인 준비에만 집중하실 수 있도록 최선을 다해 돕고 있습니다. 복잡하고 어려운 법인 설립 서류 준비와 절차, 이제 헬프미의 전문가에게 맡기시고 마음 편히 새로운 사업을 시작하세요!

궁금하신 점이 있으시거나, 전문적인 도움이 필요하시면 언제든지 헬프미 법률사무소로 문의해주시기 바랍니다.

감사합니다.