안녕하세요. 법인등기 전문 헬프미 법률사무소입니다.
결산기가 끝나면 법인이 정기주주총회를 개최합니다. 1년간 경영 성과를 보고하고 결산을 승인받는 자리입니다. 오늘은 의결권을 행사하는 주주의 기준 시점과 필수 서류를 명확히 정리해 드립니다.
1. 정기주주총회 참석 주주의 기준: '주주총회일' vs '결산일'
정기주주총회에서 의결권을 행사하는 주주는 주주총회 당일의 주주가 아닙니다. '기준일' 당시 주주명부에 등재된 주주가 참석 대상입니다.
- 주주명부 폐쇄 및 기준일 설정: 상법 제354조에 근거합니다. 회사는 의결권을 행사할 주주를 정하기 위해 주주명부 기재 변경을 정지하거나 특정 날짜를 기준일로 정할 수 있습니다.
- 정기주주총회의 기준일: 일반적으로 정관에 명시되어 있습니다. 보통 '매년 12월 31일 최종 주주명부에 기재된 주주'를 권리 행사 주주로 봅니다.
- 예시: 12월 결산 법인이 이듬해 3월에 총회를 연다면, 1~3월 사이에 새로 들어온 주주는 이번 총회에 참석할 수 없습니다. 작년 12월 31일 기준 주주만 결산 승인 및 배당 결의에 참여합니다.
2. 정기주주총회 개최를 위한 필수 서류
적법한 주주총회를 위해 법정 서류를 꼼꼼히 준비해야 합니다.
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주주총회 소집통지서
- 주주총회일 2주 전에 각 주주에게 발송해야 합니다. 서면 또는 전자문서로 회의 목적을 적어 보냅니다. 자본금 총액 10억 원 미만인 소규모 회사는 10일 전에 발송할 수 있습니다. 주주 전원이 동의하면 소집 절차를 생략할 수 있습니다.
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재무제표 및 영업보고서
- 결산 내역을 승인받기 위해 반드시 필요합니다. 이사는 대차대조표, 손익계산서, 이익잉여금처분계산서 등을 작성해야 합니다. 이사회 승인을 거친 후 주주총회에 제출합니다.
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감사보고서 (감사가 있는 법인)
- 감사가 선임된 법인은 필수입니다. 이사는 총회 6주 전에 재무제표를 감사에게 제출합니다. 감사는 이를 조사하여 감사보고서를 작성하고 이사에게 다시 제출합니다.
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주주총회 의사록
- 회의 진행 과정과 결과를 기록한 공식 문서입니다. 의사의 안건, 경과, 결과를 상세히 기재합니다. 의장과 출석한 이사가 반드시 기명날인하거나 서명해야 효력이 발생합니다. 이 의사록은 본점에 5년간 비치해야 합니다.
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